Privacyverklaring Stichting Kinderopvang Stad Groningen | SKSG

Algemeen

Wie bij ons werkt of voor ons werkt (onze leveranciers) kent onze gedragscode en houdt zich daaraan.

  • Wij respecteren de data privacy van al onze relaties.
  • Wij gaan zorgvuldig om met de aan ons toevertrouwde gegevens.
  • Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
  • Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd voor de relatie die we met elkaar hebben en het doel dat we met elkaar nastreven.
  • Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht is.
  • Als onze leveranciers of klanten vertrouwelijke gegevens van ons ontvangen, leggen wij ze dezelfde zorgplicht op.
  • Als wij data van een bezoeker/gebruiker verzamelen of uit meerdere bronnen combineren, melden wij dat onomwonden en geven we aan met welk doel we dat doen en welk voordeel de bezoeker/gebruiker daarvan heeft.
  • Wij zijn open over de data die wij van een bezoeker/gebruiker hebben opgeslagen.
  • Indien technisch mogelijk geven wij de bezoeker/gebruiker de mogelijkheid data zelf te wijzigen, te verwijderen of mee te nemen.
  • Wij verkopen geen herleidbare data aan welke andere partij dan ook, tenzij wij daar expliciet toestemming voor hebben gevraagd en gekregen.

Wijzigingen privacyverklaring

Wilt u inzage krijgen in uw persoonsgegevens en een kopie daarvan ontvangen? Of wilt u uw gegevens wijzigen of verwijderen? Dan kunt u een verzoek daartoe bij ons indienen via fg@sksg.nl. Wij willen er natuurlijk wel zeker van zijn dat wij de opgevraagde persoonsgegevens aan de juiste persoon meegeven. Daarom kunnen we aanvullende informatie van u vragen ter vaststelling van uw identiteit. Mocht u het idee hebben dat wij niet goed met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij fg@sksg.nl en bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen

Voor verdere vragen over privacy en deze verklaring kan contact worden opgenomen met onze Functionaris Gegevensbescherming. Sollicitanten kunnen die vragen ook richten aan onze HR-afdeling.

 Waarom wij persoonsgegevens mogen verwerken

Ons privacy beleid houdt rekening met een aantal wetten, o.a.:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook bekend als General Data Protection Regulation (EU) 2016/679
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
  • Wet op de Kinderopvang
  • Wet Innovatie en Kwaliteit Kinderopvang (IKK)
  • Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen (AWIR)
  • Wet algemene bepalingen burgerservicenummer
  • Wet op de identificatieplicht
  • Burgerlijk wetboek boek 7
  • Telecommunicatiewet

De verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze verklaring, is toegestaan op basis van deze wetten omdat we een overeenkomst hebben met betrokkene, en/of we moeten voldoen aan een wettelijke plicht, en/of we de gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde dit noodzakelijk maakt, en/of we toestemming van betrokkene hebben.

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers, geïnteresseerden, klanten, sollicitanten en medewerkers), voor verschillende doeleinden. Wij gebruiken de informatie voor het nakomen van onze afspraken (zoals het bieden van kinderopvang), het invullen van ons gerechtelijk belang en voor het naleven van wettelijke verplichtingen. De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde derde partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis. De informatie die wij opslaan, krijgen wij of doordat ze rechtstreeks aan ons zijn verstrekt of doordat we deze hebben verkregen bij geautoriseerde instanties.

  • Van websitebezoekers leggen wij door middel van Google Analytics vast hoe de website wordt gebruikt, om zodoende de website te kunnen verbeteren en het productaanbod aan te passen. Dat doen we middels functionele-, analytische- en trackingcookies. Verzamelde gegevens gebruiken we voor het verbeteren van onze website en om ons productaanbod aan te passen. Alleen de trackingcookies verzamelen persoonsgegevens. We zetten deze informatie in om online advertenties in te richten waarmee we onze opvangsoorten en opvanglocaties onder de aandacht te brengen. Lees hier ons gehele cookiebeleid.
  • Als u als geïnteresseerde informatie opvraagt via de website, via ons aanvraagformulier of telefonisch, dan slaan wij de door u verstrekte informatie op. Wij verwerken deze informatie om u te kunnen informeren over ons aanbod. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij uw gegevens na een periode van uiterlijk 6 maanden.
  • Als u zich laat registreren of klant wordt bij SKSG, dan noteren wij aanvullende persoongegevens die nodig zijn om aan alle contractuele en administratieve verplichtingen te kunnen voldoen. Dit zijn zowel gegevens van ouder(s)/verzorger(s) als van de kinderen die van onze opvang (willen) genieten.
  • U bent geregistreerd op het moment dat u op een wachtlijst staat en wij nog geen contractuele verplichtingen met elkaar zijn aangegaan. U bent klant zodra de plaatsing middels een plaatsingsovereenkomt is bevestigd.
  • Voor geregistreerden hanteren we een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na het laatste contact, voor klanten houden we ons aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar na beëindiging van de plaatsing.
  • Als sollicitant verstrekt u ons persoonlijke gegevens, zodat wij uw sollicitatie kunnen beoordelen. Als u niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij u ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures. In dat geval bewaren we uw gegevens maximaal 1 jaar).

Als u als medewerker bij ons in dienst treedt, dan breiden wij de persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en overige administratieve verplichtingen. Deze gegevens verwijderen wij 2 jaar na uw uitdiensttreding. Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die iemand van ons afneemt, of op andere wijze met ons deelt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam en contactgegevens van (vertegenwoordigers van) klanten. Contactgegevens zijn bijvoorbeeld het privé-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon (ouder, verzorgende, wettelijke vertegenwoordiger);
  • Informatie die de vertegenwoordiger van de klant met ons deelt in verband met de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met ons (Burgerservicenummer [BSN], bankrekeningnummer [IBAN], geboortedatum);
  • Gegevens behorende bij een kredietwaardigheidscheck;
  • Informatie die verzameld wordt over kinderen i.v.m. de praktische zaken bij de opvang (allergieën, noodnummers, specifieke toestemmingen);
  • Informatie die verzameld wordt in verband met het gebruik van observaties (observatiegegevens kinderen, gebruik audiovisuele apparatuur);
  • Persoonlijke gegevens van sollicitanten t.b.v. een sollicitatieprocedure;
  • Informatie die verzameld wordt in verband met het gebruik van de website.

Welke bijzondere persoonsgegevens verwerken wij?

Kinderen

SKSG verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Onze opvang verzamelt informatie over kinderen, en dat kunnen ook gegevens zijn m.b.t. de gezondheid en het gedrag van kinderen. Deze gebruiken wij alleen voor zover dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze expliciet ter beschikking worden gesteld.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens voor een of meer van de navolgende doeleinden (afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten afgenomen worden), waaronder:

  • Om een rondleiding op één van onze locaties te verzorgen.
  • Om een aanvraag voor plaatsing van een kind af te handelen.
  • Om een contract voor plaatsing van een kind af te sluiten.
  • Om een kind te laten wennen op één van onze locaties.
  • Om een kind de best mogelijke zorg te verlenen.
  • Om te informeren over onze diensten en activiteiten.
  • Om vragen en/of klachten te kunnen behandelen.
  • Om onze dienstverlening te laten beoordelen.
  • Om contact te kunnen leggen en onderhouden (post, telefonisch, e-mail).
  • Om de mogelijkheid te bieden om informatie te delen via het ouderportaal.
  • Om een nieuwsbrief te sturen.
  • Om gericht een aanbieding te kunnen doen.
  • Om de facturen te sturen en de automatische incasso uit te voeren.
  • Om een sollicitatie en mogelijk indiensttreding in behandeling te kunnen nemen.
  • Om gemeentelijke peutertoeslag en VVE toelage aan te vragen.
  • Om de kinderopvangtoeslag te verwerken.
  • Om te voldoen aan onze wettelijke plichten (bijv. t.a.v. de Wet Kinderopvang, de belastingen, of in geval van calamiteiten t.b.v. politie en justitie).
  • Om onze website te analyseren, onderhouden, optimaliseren en beveiligen.
  • Om onze bekendheid te vergroten.
  • Om managementinformatie te kunnen samenstellen en onze strategie te kunnen bepalen.

Wie heeft er toegang tot uw gegevens

Uw gegevens zijn alleen beschikbaar voor die personen binnen SKSG die vanuit hun functie hier toegang toe moeten verkrijgen. In sommige gevallen zijn dit personen van buiten SKSG (bijvoorbeeld audits, controles). Wij zorgen er dan voor dat ze zich houden aan dezelfde strenge voorwaarden als wij en dat ze de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Daarnaast zijn er enkele partijen die namens SKSG persoonsgegevens verwerken, denk hierbij aan hostingpartijen, communicatiepartijen en financiële dienstverleners. Deze partijen verwerken persoonsgegevens alleen in opdracht van ons en uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze bestemd zijn. Om ieders privacy goed te beschermen, sluiten wij met deze organisaties een verwerkersovereenkomst.

Met sommige organisaties die een eigen verantwoordelijkheid hebben t.a.v. deze persoonsgegevens, wisselen wij ook persoonsgegevens uit. Denk hierbij aan de Belastingdienst, de accountant, en de GGD.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

SKSG bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor SKSG de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.

Het klantdossier wordt 7 jaar na beëindiging van de opvang van de kinderen verwijderd. Het kinddossier wordt binnen 2 jaar, nadat de kinderen de opvang hebben verlaten, verwijderd.

Sollicitatiegegevens worden binnen 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd. Het personeelsdossier wordt 7 jaar na afloop van het dienstverband verwijderd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Om gebruik te maken van deze persoonlijke rechten, kan contact opgenomen worden via onze Functionaris Gegevensbescherming.

  • Informatie en inzage: Uiteraard kan iemand inzien welke persoonsgegevens wij van hem/haar verwerken. Wij vertellen dan ook graag meer over het hoe en waarom wij die gegevens verwerken.
  • Rectificatie: Bestaat het idee dat wij verkeerde persoonsgegevens van iemand hebben? Laat het ons dan weten, dan passen wij het aan.
  • Vergetelheid: Voor de persoonsgegevens die wij in bezit hebben, kan een verzoek gedaan worden om deze te laten verwijderen. Het kan zijn dat wij voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
  • Beperking: Bestaat het idee dat wij persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kan die verwerking ook beperkt worden.
  • Bezwaar: Voor de verwerking van persoonsgegevens kan bezwaar ingediend worden. Gaat het om marketing? Dan zullen wij die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
  • Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG om persoonsgegevens over te (laten) dragen. Als er behoefte is om hier gebruik van te willen maken, neem dan contact met ons op.

Gebruik van cookies

SKSG gebruikt diverse functionele, analytische, tracking en advertentie cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van een computer, tablet of smartphone. SKSG gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat bijvoorbeeld de voorkeursinstellingen van de bezoeker onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen wij cookies die het surfgedrag bijhouden zodat wij op maat gemaakte berichten kunnen aanbieden.

Afmelden voor cookies kan door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen, via de instellingen van de browser verwijderd worden.

Google Analytics 4

Wij maken gebruik van Google Analytics, de webanalyse dienst van Google, om te analyseren hoe er gebruik gemaakt wordt van onze website en wat de effectiviteit van onze campagnes is. De via cookies verkregen informatie wordt, met inbegrip van uw IP-adres, door Google opgeslagen op servers in de VS. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met data. Gegevens worden standaard 50 maanden bewaard. Raadpleeg voor meer informatie het privacy beleid van Google en het privacy beleid van Google Analytics.

Om te voorkomen dat informatie middels cookies bij Google wordt geregistreerd en verwerkt, kan de hiervoor bestemde browser-plug-in gedownload en geinstalleer worden via deze link.

Google Signalen

Wij maken binnen Google Analytics 4 gebruik van Google Signals. Een functie waarmee ingelogde Google gebruikers kunnen worden bijgehouden over meerdere apparaten en browsers. Zo krijgen we meer inzicht in het gedrag van websitebezoekers.

Profiling

Wanneer er contact met ons opgenomen wordt of wanneer iemand zich bij ons inschrijft vragen we om persoonlijke gegevens in te vullen. Deze gegevens worden vrijwillig ingevuld.

Wij verzamelen automatisch informatie over het gebruik van onze website via cookies. Dit stelt ons in staat om statistieken over het gebruik van onze website op te maken en meer gerichte communicatie te verzenden. Dit soort data maken Facebook en Google AdWords ook voor ons beschikbaar via Audience Insights. Zie hun privacy beleid voor meer informatie: Facebook en Google Adwords.

Wij gebruiken de data voor de volgende doeleinden:

  • Om een beeld te vormen bij onze doelgroep en de mensen die onze website bezoeken. Zoals hun interesses, leeftijden en locaties.
  • Om de website te verbeteren op basis van uw wensen en voorkeuren.

Deze gegevens worden bijgehouden via tracking cookies. De duur van de cookies is te vinden in de cookieverklaring. De toestemming voor het gebruik van deze gegevens kan worden ingetrokken door de tracking cookies te verwijderen via de cookiebanner.